Datenschutz-Info für unsere Vereinsmitglieder
DatenschutzWelche persönlichen Daten erheben wir und was machen wir damit?
1. Rechtsgrundlage, Grundsätze:
Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) der EU und Bundesdatenschutzgesetz BDSG-neu, Satzung, Beitrags- und Ehrenordnung des TC Bad Saulgau. Der TC Bad Saulgau erhebt und verwendet persönliche Daten über seine Vereinsmitglieder, Kursteilnehmer nur für seine eigenen, vereinsinternen Zwecke und soweit dies für den Spielbetrieb (Wettkampfspiele, Turniere etc.) im Sinne des WTB bzw. DTB notwendig ist. Vereinsmitglieder (m/w) stimmen zu, dass von Ihnen Bildaufnahmen für vereinsinterne Belange, z.B. Zeitungsberichte, Clubinfo und Mitteilungen im Internet, gemacht und verwendet werden dürfen.
Grundsätzlich werden vom TC Bad Saulgau keine personenbezogenen Daten von Vereinsmitgliedern an „Dritte“ weitergegeben. Die Ausnahme ist, wenn eine ausdrückliche Zustimmung des Vereinsmitglieds vorliegt oder wenn das für den Spielbetrieb (Nr. 7) üblich und notwendig ist. Daten aus der Rechnungslegung und dem Zahlungsverkehr werden in der Finanzbuchhaltung und im EDV-System archiviert und nach 10 Jahren vernichtet.
Diese Datenschutz-Info ist auf der TC-Homepage www.tc-bad-saulgau.de veröffentlicht und für alle einsehbar.
Für Beschwerden ist eine Kontaktaufnahme an den TC Bad Saulgau per E-Mail an: info@tc-bad-saulgau.de oder den 1. Vorsitzenden Gernot Maier gernotmaier@t-online.de möglich.
2. Aufnahme von Mitgliedern
Es werden folgende Daten erhoben und in der beim TC Bad Saulgau geführten Mitgliederliste aufgeführt: Name, Adresse, Geburtstag, Telefon, E-Mail, Kontoinhaber und IBAN.
Nachweise, die nach der Beitragsordnung zur Beitragsreduzierung erforderlich sind:
- Nachweispflicht für Ehepaar, Lebensgemeinschaft,
- Nachweispflicht für: Schüler, Studenten, Auszubildende, jeweils bis 25 Jahre.
- Nachweispflicht für Familienmitglieder bis 18 Jahre
- Damit Kinder unter 14 Jahren für Wettbewerbe spielberechtigt sein können, stimmt ein Sorgeberechtigter (m/w) im Aufnahmeantrag zu, dass die dafür notwendigen Daten an den
WTB gemeldet werden.
Zeitmitglieder beantragen die Aufnahme als „ordentliches Mitglied“ im Verein obligatorisch, falls nicht bis 31.12. des laufenden Jahres dem TC Bad Saulgau die „Zeitmitgliedschaft“
schriftlich gekündigt wird.
Die Daten der Mitglieder werden in die Mitgliederliste des TC Bad Saulgau aufgenommen und dort wieder gelöscht, sobald eine schriftliche Kündigung erfolgt und zum Ende des Jahres rechtskräftig wird.
3. Teilnahme an Ferienkursen
Die persönlichen Daten wie Name, Geburtsdatum, Spielstärke, Adresse, IBAN sind für die Einteilung der Teilnehmer in Gruppen und den Beitragseinzug erforderlich. Die persönlichen Daten der Kursteilnehmer werden nicht in der Mitgliederliste erfasst und nur in den Rechnungsunterlagen aufbewahrt.
4. Daten von Mitarbeitern (m/w) und wichtige Rechnungsakten
Daten von Mitarbeitern (m/w) werden erfasst und gespeichert, soweit dies für Arbeitsverträge, Auszahlungen und Meldungen an das Sozialversicherungssystem erforderlich ist.
Personalunterlagen und wichtige Rechnungsunterlagen wie Abschlussakten, Inventarlisten, Steuererklärungen, werden im Archivraum verschlossen aufbewahrt und nach 10 Jahren
sorgfältig vernichtet. Dies gilt auch für Mitgliederlisten der einzelnen Jahre, um z.B. eine neue Zeitmitgliedschaft prüfen zu können.
5. Verwendung der Daten
Die Daten der Mitglieder (m/w) in Nr. 2, werden in einer Mitgliederliste aufgenommen, die der Vorstand des TC Bad Saulgau führt. Auf diese Mitgliederliste haben der 1. Vorsitzende, der Schatzmeister, der Sportwart (m/w) und der Jugendsportwart (m/w) sowie die Schriftführerin für Ihre Zwecke Einsicht.
Der TC Bad Saulgau verwendet diese Daten für den Beitragseinzug. Daten über Zahl und Struktur der Mitglieder (keine persönlichen Daten) werden zur Antragstellung von Zuschüssen (z.B. Jugendförderung) bei der Kommune oder bei den Verbänden verwendet.
Bei Kündigung der Mitgliedschaft, werden die Daten aus der Mitgliederdatei gelöscht. Die Löschung erfolgt zum Ende des laufenden Kalenderjahres.
Wir führen ein Journal über die Verarbeitungstätigkeiten, die wir immer wieder machen müssen (Art. 30 DS-GVO), wie Beitragseinzug, Zahlung von Vergütungen und SV-Meldungen von Mitarbeitern (m/w).
6. Lastschriften und Überweisungen
Bei Fälligkeit von Beiträgen im Mai werden von dem TC Bad Saulgau Mitgliederbeiträge per Lastschrift eingezogen, die auf dem Bankkonto des TC Bad Saulgau eingehen. Mitgliederbeiträge und Beiträge für Kurse, Training usw., die während des Jahres fällig sind, werden vom Schatzmeister des TC Bad Saulgau per Lastschrift eingezogen. Alle Zahlungen werden vom Schatzmeister durchgeführt und in der Finanzbuchhaltung nachgewiesen. Diese Daten werden mit Hilfe eines EDV-Verfahrens und dem privaten PC des Schatzmeisters verwendet, um Lastschriften oder Überweisungen zu erledigen.
7. Daten für den Spielbetrieb, Verwendung und Weitergabe.
Wenn Vereinsmitglieder in einer Mannschaft spielen wollen, meldet der Sportwart (m/w) bzw. Jugendwart (m/w) des TC Bad Saulgau die für den Spielbetrieb erforderlichen Daten an
den WTB. Dafür werden Name, Vorname, Geburtstag, Nationalität und ggf. Spielstärke der Spieler (m/w) mitgeteilt.
Die Mannschaftsführer bekommen zur Organisation der Spiele die Spielerliste mit Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Die Zustimmung der Vereinsmitglieder zur Weitergabe der erforderlichen Daten für den Spielbetrieb erfolgt mit der Zustimmung zur Nominierung als Spieler (m/w) in einer Mannschaft, die an Wettkämpfen teilnimmt.
Die für den Spielbetrieb relevanten Daten der beteiligen Spieler (m/w) sind auf der Homepage des WTB einzusehen. Das Gleiche gilt entsprechend, wenn Tennis-Spiele von einem anderen Organisator organisiert werden.
Für Kinder unter 14 Jahren erteilt ein Sorgeberichtigter (m/w) bei der Aufnahme die Zustimmung für die Meldung der Daten an den WTB, damit eine Spielberechtigung erreicht
wird. Für das Jugendtraining verwendet der Jugendsportwart (m/w) Daten, um Alters- und Leistungsgruppen zu organisieren. Der Spielplan der Gruppen wird den Teilnehmern / Sorgeberechtigten per E-Mail und den Trainern übergeben. Für die Durchführung des Jugendtrainings bekommen die zuständigen Trainer Namen, Telefonnummer und eventuell die Spielstärke der Teilnehmer (m/w). Daten werden von den Trainern nicht weitergegeben. Anschreiben an mehrere Eltern per E-Mail werden so versendet, dass nur eine E-Mail-
Adresse sichtbar ist.
Die vom Kreisjugendamt Sigmaringen für die Kinder- und Jugendarbeit verlangten „erweiterten Führungszeugnisse“ der Trainer (m/w) werden von dem Jugendsportwart (m/w) überwacht und nach 10 Jahren sorgfältig vernichtet.
Für die Anmietung der Hallenplätze werden vom Verwalter nur Daten zur Abwicklung der Vermietung erhoben. Eine Weitergabe der Daten erfolgt nicht. Bei der Anmietung von Einzelstunden werden Name und Telefonnummer von Mietern erfasst. Die Miete für Einzelstunden werden von „Nicht-Mitgliedern“ meistens in bar an den Verwalter (m/w) gezahlt. Bei Mitgliedern des TC Bad Saulgau werden die Mieten und Abos per Lastschrift erhoben; dazu werden die Daten aus der Mitgliederliste verwendet. Für die Abos von „Nichtmitgliedern“ werden zur Rechnungsstellung Name und Adresse erfragt und zur Überwachung und Rechnungslegung erfasst. Die Daten werden wegen möglichen Reklamationen und für die Rechnungslegung des TC Bad Saulgau archiviert und nach etwa 10 Jahren vernichtet.
(Stand 28.6.18)
